辦公室要掌握什么技能 怎樣才能做好一個(gè)辦公室文員

辦公室行政人員應(yīng)具備哪些技能，一個(gè)辦公室文員應(yīng)該具備什么能力？辦公室人員需要掌握哪些技能，在辦公室工作，要學(xué)會(huì)哪些工作技能，辦公室工作人員應(yīng)具備的能力，辦公室工作技能有哪些技能。

本文導(dǎo)航

• 辦公室工作需要學(xué)習(xí)哪些技能
• 怎樣才能做好一個(gè)辦公室文員
• 辦公需要學(xué)習(xí)哪些技能
• 辦公室輕松的工作有哪些
• 辦公室人員要具有的6個(gè)要求
• 辦公室最簡(jiǎn)單的工作崗位

辦公室工作需要學(xué)習(xí)哪些技能

在一個(gè)組織中，辦公室一般是綜合管理與服務(wù)部門，還部分涉及輔助決策與開拓性功能。因此，辦公室行政人員應(yīng)該具備的技能包括：1、組織與領(lǐng)導(dǎo)能力；2、邏輯思維能力；3、理解判斷能力；4、社會(huì)活動(dòng)與開拓能力；5、決策能力；6、語(yǔ)言與文字表達(dá)能力；7、業(yè)務(wù)實(shí)施能力，等等。

怎樣才能做好一個(gè)辦公室文員

文員工作涉及面較廣，事務(wù)較繁瑣，對(duì)完成工作的質(zhì)量效率也有一定的要求，不同的崗位、不同企業(yè)對(duì)文員要求也不一樣，常見(jiàn)的要求有打字速度快、文字處理能力強(qiáng)、專業(yè)對(duì)口、身體健康、工作壓力承受力強(qiáng)等等。

我認(rèn)為，一個(gè)合格或者優(yōu)秀的文員應(yīng)具備如下幾點(diǎn)：

1、良好的文字處理能力，這是保證自己工作方向的基礎(chǔ)，能讓主管省事或另眼相看，這也是提升自己能力和地位的一大法寶。這里的學(xué)問(wèn)很深，自己最好備1本辦公文書寫作大全之類的書，這是必備的工具書，有些公司配的有，比如我們就有。比如我們公司，聘請(qǐng)了一名兼職秘書，其工資也是1200元/月，每周6到公司 1次即可。

2、電腦應(yīng)用能力。應(yīng)能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收發(fā)和處理技巧，政府機(jī)關(guān)的文員也要求對(duì)WPS有一定的認(rèn)識(shí)。

3、能熟練運(yùn)用各類辦公自動(dòng)化設(shè)備，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)，如果您對(duì)以上機(jī)器具有簡(jiǎn)單維修技能，那一定是領(lǐng)導(dǎo)的掌中寶。

4、良好的溝通協(xié)調(diào)能力，文員作為基層員工，一定要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思，一件事不可能讓上級(jí)主管給你交代了又交代，較強(qiáng)的保密意識(shí)也就是責(zé)任心。同時(shí)，作為文員，接聽電話時(shí)間也多，作為公司與外界電話聯(lián)系的第一人，你說(shuō)溝通技巧重要不呢？當(dāng)然公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)一定要熟悉和精通。

5、其他能力，如一定的英語(yǔ)知識(shí)，較好的記憶力，時(shí)間分配能力等綜合能力。

需要說(shuō)明的是：每個(gè)企業(yè)根據(jù)企業(yè)不同的階段要求的能力也不一樣，當(dāng)然，待遇基本也有差別。但文員確實(shí)是一個(gè)很能培養(yǎng)自己、鍛煉自己不錯(cuò)的一個(gè)職位。

另外，附上各級(jí)文員的一些職責(zé)：

辦公室文員（會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：

1、接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。

2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4、做好會(huì)議紀(jì)要。

5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7、負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

10、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

11、統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

12、管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

13、領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)交代的其他工作.

秘書：

秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。

1998年5月，國(guó)家勞動(dòng)部（現(xiàn)勞動(dòng)和社會(huì)保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。

目前我國(guó)秘書從業(yè)人員約達(dá)2300萬(wàn)人。

我國(guó)外資企業(yè)秘書分三類：

初級(jí)秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)型為主；

中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等。多為大?；虮究飘厴I(yè)。

高級(jí)秘書（經(jīng)理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力

辦公需要學(xué)習(xí)哪些技能

一、要具有良好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。

二、要具備扎實(shí)的寫作能力。

三、要具備良好的語(yǔ)言表達(dá)能力。

四、要具有較好的時(shí)間管理能力。

五、要具有較好的學(xué)習(xí)能力。

基本拓展

（一）、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)意志和決策的傳聲筒，領(lǐng)導(dǎo)得出決策后，會(huì)通過(guò)辦公室傳達(dá)到下級(jí)各個(gè)部門，并往往由辦公室具體執(zhí)行、承辦和催辦；辦公室不僅要協(xié)調(diào)各部門開展工作，而且要及時(shí)監(jiān)督和了解工作的進(jìn)度。因此，當(dāng)某項(xiàng)決策或文件下達(dá)辦公室，辦公室第一時(shí)間最重要的就是組織好各部門協(xié)調(diào)配合，為企業(yè)決策的具體執(zhí)行掃清障礙，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供組織保障力量。

（二）、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)上下關(guān)系。辦公室是企業(yè)上級(jí)和下級(jí)有效連接的橋梁和紐帶。辦公室既要為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參謀和服務(wù)，又要為下級(jí)服務(wù)，代表企業(yè)職工傳達(dá)意見(jiàn)，協(xié)助他們解決問(wèn)題，使領(lǐng)導(dǎo)層和基層員工有效連接。協(xié)調(diào)好了上下關(guān)系，也就協(xié)調(diào)好了生產(chǎn)運(yùn)行關(guān)系，為企業(yè)營(yíng)造良好的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、為企業(yè)的和諧發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)和保證。在生產(chǎn)決策上，辦公室要及時(shí)了解生產(chǎn)一線的情況，把最真實(shí)的基層情況及時(shí)準(zhǔn)確地反映給領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”和“左右手”，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策的提出提供第一手的資料，避免決策與現(xiàn)實(shí)、上級(jí)與下級(jí)的脫節(jié)。

（三）、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。辦公室既是企業(yè)的服務(wù)部門又是企業(yè)的公關(guān)部門，在外出公關(guān)、客戶來(lái)訪的過(guò)程中，辦公室員工是企業(yè)形象的代表，辦公室人員形象關(guān)系到企業(yè)形象、聲譽(yù)好壞，協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)外的關(guān)系，是辦公室員工的職責(zé)所在。

辦公室輕松的工作有哪些

在辦公室工作，要學(xué)會(huì)的工作技能有：電腦編輯、公文寫作、辦公設(shè)備的簡(jiǎn)單處理和維修等技能。

　　如果回答對(duì)您有幫助，請(qǐng)采納。謝謝！

辦公室人員要具有的6個(gè)要求

1、大局意識(shí)。這個(gè)說(shuō)法可能有點(diǎn)大，其實(shí)就是多看報(bào)紙新聞，多了解國(guó)家大事，對(duì)自己所在的行業(yè)和層次，有什么新的政策，有什么新的動(dòng)向，有什么新的名詞和說(shuō)法，都要隨時(shí)掌握。這樣，領(lǐng)導(dǎo)有什么舉措時(shí)，你能及時(shí)并準(zhǔn)確地提出新的意見(jiàn)建議；在處理事情的時(shí)候，也會(huì)讓下屬認(rèn)心服。

2、寫作能力。辦公室寫作是一項(xiàng)基本技能，當(dāng)秘書時(shí)要寫，當(dāng)主任時(shí)要改。公文寫作其實(shí)并不復(fù)雜：中心突出，條理分明，言之有物，再佐以新詞，調(diào)適下口味，就是一篇完美的材料了。寫的時(shí)候要細(xì)，材料要全面，意思要表達(dá)清楚，方方面面都要照顧到；改的時(shí)候要粗，方向準(zhǔn)確，條理分明，重點(diǎn)突出。

3、與人相處。上不媚，下不驕，左右有節(jié)，足矣。要讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得你是一個(gè)有能力的人，讓下屬覺(jué)得你是一個(gè)有魄力的人，讓來(lái)訪者覺(jué)得你是一個(gè)注重禮節(jié)的人。辦公室最忌諱站隊(duì)，站錯(cuò)隊(duì)了后患無(wú)窮；而最最忌諱的是不站隊(duì)，姥姥不疼，舅舅不愛(ài)，夾在中間更不好受。君子不以色事人，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)提高，體現(xiàn)出個(gè)人存在價(jià)值，讓所有人都認(rèn)可自己的能力，這才是與人相處最好的辦法。

4、接待禮儀。要讓接待的人覺(jué)得得到重視就足夠了，其它都是小節(jié)。一切按規(guī)矩，禮儀為先，不可忽略每一個(gè)人。有次接待，正好賓館餐廳裝修完成，吃飯前客人專門提出去灶房看看，結(jié)果全都是新的，他正好有忌口，還以為是專門為他找的新餐廳，大為稱贊。

5、個(gè)人自律。這個(gè)很重要。不占便宜，不與人起事非，遇到矛盾公平公正，以事業(yè)為先。

其實(shí)辦公室是一個(gè)大熔爐，鍛煉幾年出來(lái)，什么工作都可勝任，尤其是在行政機(jī)關(guān)。人生從來(lái)沒(méi)有白走的路，每一步都是難得的經(jīng)歷，值得珍惜。也許在當(dāng)時(shí)覺(jué)得煎熬，星轉(zhuǎn)斗移，到后來(lái)全是滿滿的回憶。

辦公室最簡(jiǎn)單的工作崗位

行政文員的工作內(nèi)容和基本技能

工作內(nèi)容：

（1）負(fù)責(zé)辦公室日常電話、訪客、信訪的接待工作。

(2)負(fù)責(zé)收發(fā)處理各種函電、郵件和文件等。

(3)完成會(huì)務(wù)安排、接洽工作，必要時(shí)做好會(huì)議記錄和紀(jì)要，以及擬寫通用文案和一般工作報(bào)告。

(4)文書檔案收集、整理、歸檔和管理工作。

（5）管理和合理使用好電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。

（6）完成領(lǐng)導(dǎo)突發(fā)交代的任務(wù)。

基本技能：

（一）能獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動(dòng)化軟件及Internet郵件收和 處理技巧。熟練運(yùn)用各類辦公自動(dòng)化設(shè)備。

（二）把握好具體工作進(jìn)度及銜接工作。

（三）溝通與理解能力強(qiáng)。

（四）思考能力。行政工作繁瑣，要經(jīng)常思考如何能使工作做到事半功倍的效果。